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Política de protección de datos personales de Colca Doc

Última actualización: 19 de octubre de 2026

Borrador para revisión de un abogado; no es asesoría legal. Versión: borrador 0.1 (16 de octubre de 2026). Normas y citas en `fuentes-legales.md`.

Este documento ordena, para la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales (en adelante, la Autoridad) y para nuestros clientes, cómo cumple Colca Doc la Ley 29733 y su Reglamento. La Política de privacidad es la versión corta para el público.

1. Normas que aplicamos

1.1. Ley 29733, Ley de Protección de Datos Personales.

1.2. Reglamento aprobado por Decreto Supremo 016-2024-JUS, publicado el 30 de noviembre de 2024 y vigente desde los 120 días calendario siguientes (30 de marzo de 2025). Este Reglamento derogó el Decreto Supremo 003-2013-JUS. Las conductas infractoras cometidas antes de esa fecha se rigen por el reglamento anterior (Primera Disposición Complementaria Transitoria).

1.3. Cambios del nuevo Reglamento que nos afectan: los plazos se cuentan en días hábiles (artículo III, numeral 8); el consentimiento por clic se reconoce de forma expresa (artículo 5.1, numeral 3); se exige informar el plazo de conservación (artículo 6.1, numeral 9); los incidentes se notifican en 48 horas (artículo 34); el encargado puede conservar datos como máximo dos años tras el último encargo (artículo 31.2); los registros de acceso se guardan dos años como mínimo (artículo 46); hay derecho a la portabilidad (artículo 76) y un Oficial de Datos Personales obligatorio en ciertos casos, con calendario por tamaño de empresa (artículo 37 y Primera Disposición Complementaria Final).

2. Responsable

[RAZÓN SOCIAL], RUC [RUC], domicilio [DOMICILIO], correo para datos personales [CORREO].

Oficial de Datos Personales: [NOMBRE Y CONTACTO, si corresponde]. Nota para revisión: el artículo 37.1 lo exige a quien trate «grandes volúmenes» de datos; para microempresas la obligación rige cuatro años después de la publicación del Reglamento. Evaluar si Colca Doc, como encargado de muchos negocios, entra en ese supuesto.

3. Bancos de datos de los que Colca Doc es titular

| Banco | Contenido | Finalidad | Base legal | |---|---|---|---| | Clientes y usuarios de Colca Doc | RUC, razón social, nombres, correos, teléfonos, hash de contraseña, rol | Prestar el servicio contratado, soporte, facturación del plan | Ley 29733, artículo 14, numeral 5 (relación contractual) | | Registros de seguridad | IP, fecha y hora, navegador, acciones | Seguridad y trazabilidad | Reglamento, artículo 46, numeral 3 | | Contactos comerciales | Nombre y correo de quienes aceptan recibir novedades | Publicidad propia | Consentimiento (Reglamento, artículo 26) | | Libro de Reclamaciones | Datos del reclamante y del reclamo | Atender reclamos | Código de Protección y Defensa del Consumidor y su Reglamento del Libro de Reclamaciones |

Inscripción: Colca Doc tramitará la inscripción de estos bancos en el Registro Nacional de Protección de Datos Personales (Reglamento, artículo 42.1). Número de inscripción: [N.º RNPDP, pendiente].

4. Plazos de conservación

| Datos | Plazo | Fundamento | |---|---|---| | Cuenta y usuarios | Vigencia de la cuenta más 90 días calendario | Permitir la descarga de la información | | Registros de seguridad | 2 años como mínimo | Reglamento, artículo 46, numeral 3 | | Libro de Reclamaciones | 2 años desde la presentación | Reglamento del Libro de Reclamaciones, artículo 12 | | Comprobantes que Colca Doc emite a sus clientes | Mientras el tributo no esté prescrito (4 años, o 6 si no se presentó la declaración) | Código Tributario, artículos 43 y 87.7 | | Contactos comerciales | Hasta que se retire el consentimiento | Reglamento, artículo 10 |

5. Transferencias y flujo transfronterizo

5.1. Destinatarios: OVH (servidores), [PROVEEDOR DE CORREO] (correo transaccional), la SUNAT y, si se usa, un operador de servicios electrónicos (recepción de comprobantes por mandato legal) y autoridades con mandato legal.

5.2. Los servidores de OVH están fuera del Perú (Canadá y Francia). Colca Doc trata esto como flujo transfronterizo:

5.3. Nota para revisión: la excepción del artículo 15, numeral 4, se refiere a la relación contractual en la que el titular del dato es parte. Para los datos de los clientes de nuestros clientes (sección 6), el titular del dato no contrata con Colca Doc; ahí la garantía contractual con OVH y la autorización del cliente son las que sostienen el flujo.

6. Cláusula de encargo de tratamiento (datos de los clientes de nuestros clientes)

Esta sección es parte de los Términos y condiciones y la acepta cada cliente al abrir su cuenta.

6.1. Partes y papeles. El cliente es el titular del banco de datos de sus propios clientes (nombres, DNI, RUC, correos, teléfonos, direcciones y el detalle de sus compras). Colca Doc es el encargado del tratamiento: trata esos datos por cuenta y orden del cliente (Ley 29733, artículo 2, numeral 7; Reglamento, artículo III, numeral 9).

6.2. Objeto. Colca Doc trata esos datos solo para: emitir, firmar y enviar a la SUNAT (o a un operador autorizado) los comprobantes que el cliente ordene; enviarlos por correo al receptor si el cliente lo pide; mostrar cobranzas, caja y conciliación; y guardar copias para que el cliente las consulte.

6.3. Instrucciones. Colca Doc no usa estos datos para ningún otro fin, no los vende, no los usa para publicidad propia y no los transfiere a terceros fuera de los indicados en 6.6 (Ley 29733, artículo 30; Reglamento, artículo 31.1).

6.4. Deberes del cliente. El cliente declara que obtuvo los datos de forma lícita, que informó a sus clientes según el artículo 18 de la Ley y que inscribirá su propio banco de datos cuando corresponda. Colca Doc no verifica esa licitud.

6.5. Seguridad y confidencialidad. Colca Doc aplica las medidas del artículo 46 del Reglamento (control de accesos, registro de acciones, respaldo) y guarda confidencialidad aun después de terminar el servicio (Ley 29733, artículo 17). Su personal accede a estos datos solo para soporte pedido por el cliente o por seguridad.

6.6. Subencargados. El cliente autoriza a Colca Doc a usar como subencargados a OVH (servidores), [PROVEEDOR DE CORREO] (envío de comprobantes por correo) y, si el cliente lo configura, a un operador de servicios electrónicos. Esta autorización consta en este instrumento (Reglamento, artículo 32.2). Colca Doc avisará al cliente, con treinta (30) días calendario de anticipación, cualquier subencargado nuevo; el cliente puede oponerse y cerrar su cuenta.

6.7. Incidentes. Colca Doc informará al cliente de inmediato cualquier incidente de seguridad que afecte estos datos (Reglamento, artículo 36), con la información que el cliente necesite para notificar a la Autoridad en 48 horas (artículo 34).

6.8. Derechos de los titulares. Si un cliente del cliente pide a Colca Doc ejercer sus derechos, Colca Doc remitirá el pedido al cliente en un plazo máximo de dos (2) días hábiles y le dará las herramientas para atenderlo (exportar, corregir, suprimir), salvo lo que la ley obligue a conservar.

6.9. Fin del encargo. Al cerrar la cuenta, el cliente tiene 90 días calendario para descargar sus datos y comprobantes. Luego Colca Doc los suprime y deja constancia (Reglamento, artículo 30, numeral 4). Si el cliente lo autoriza de forma expresa, Colca Doc podrá conservarlos hasta dos (2) años desde el último encargo, con medidas de seguridad (Ley 29733, artículo 30; Reglamento, artículo 31.2). La obligación tributaria de conservar los comprobantes es del cliente; si una norma exige guardarlos más tiempo, Colca Doc los devuelve al cliente (artículo 31.2).

6.10. Auditoría. El cliente puede pedir, una vez al año, información sobre las medidas de seguridad aplicadas a sus datos.

7. Derechos de los titulares (datos de los que Colca Doc es titular)

7.1. Información, acceso, rectificación, actualización, inclusión, cancelación, oposición, tratamiento objetivo, portabilidad y revocación del consentimiento (Ley 29733, artículos 18 a 24; Reglamento, artículo 76).

7.2. Canal: [CORREO], gratuito. Requisitos: los del artículo 64 del Reglamento.

7.3. Plazos (días hábiles, Reglamento, artículo 69): información 8; acceso 20; rectificación, cancelación u oposición 10. Ampliación única por plazo igual, salvo información (artículo 71). Oposición a publicidad: 10 días (artículo 26.5).

7.4. Si la respuesta no satisface al titular, puede acudir a la Autoridad.

8. Incidentes de seguridad

8.1. Colca Doc documenta todo incidente: hechos, efectos y medidas (Reglamento, artículo 35).

8.2. Si un incidente expone grandes volúmenes de datos o puede causar un perjuicio evidente, Colca Doc lo notifica a la Autoridad dentro de las 48 horas (artículo 34.1), y si ocurre en el entorno digital, también al Centro Nacional de Seguridad Digital (artículo 34.5). A los afectados se les avisa en el mismo plazo (artículo 34.3).

9. Revisión

Esta política se revisa al menos una vez al año y cada vez que cambie un proveedor, una finalidad o la norma.